Przepisy RODO nakładają na przedsiębiorstwa obowiązek odpowiedniego zarządzania danymi osobowymi klientów, pracowników i kontrahentów. Nieprzestrzeganie tych zasad może skutkować wysokimi karami finansowymi – sięgającymi nawet 20 milionów euro lub 4% rocznego obrotu firmy.
Jak więc skutecznie zabezpieczyć firmę przed naruszeniami i uniknąć sankcji?

Kluczowe obszary ochrony danych

Aby zapewnić zgodność z RODO, przedsiębiorstwa powinny skupić się na kilku kluczowych aspektach zarządzania danymi:

Analiza i audyt zgodności

Przegląd procesów przetwarzania danych osobowych to pierwszy krok do zidentyfikowania potencjalnych zagrożeń. Warto sporządzić mapę przetwarzanych danych osobowych (określić, jakie dane są zbierane, w jakim celu i kto ma do nich dostęp), ocenić ryzyko i określić, czy firma spełnia wszystkie wymogi RODO oraz regularnie przeprowadzać audyty wewnętrzne, aby wykryć ewentualne luki w systemie ochrony danych.

Wdrożenie odpowiednich polityk i procedur

Firmy muszą posiadać jasne zasady przetwarzania danych, które będą przestrzegane przez wszystkich pracowników.

Bezpieczeństwo IT i ochrona przed cyberatakami

Duża część naruszeń RODO wynika z błędów w systemach informatycznych lub cyberataków. Aby zabezpieczyć firmę, warto:
– regularnie aktualizować oprogramowanie i systemy zabezpieczeń,
– wdrożyć szyfrowanie danych oraz ograniczyć dostęp do wrażliwych informacji,
– stosować silne hasła i uwierzytelnianie wielopoziomowe,
– monitorować aktywność systemową i reagować na podejrzane działania.

Edukacja i szkolenia pracowników

To, jak pracownicy zarządzają danymi osobowymi, ma kluczowe znaczenie dla zgodności firmy z RODO. Należy organizować regularne szkolenia z zakresu ochrony danych oraz podkreślać znaczenie RODO w codziennej pracy – nawet drobne zaniedbanie może prowadzić do poważnych konsekwencji.

Reagowanie na incydenty i zgłaszanie naruszeń

Jeśli dojdzie do naruszenia ochrony danych, firma ma 72 godziny na zgłoszenie incydentu do Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO). Niezgłoszenie może skutkować dodatkowymi karami.

Jak prawidłowo reagować?

1. Ustal procedury na wypadek naruszenia i wyznacz osobę odpowiedzialną za zgłoszenie incydentu.
2.  Dokumentuj wszystkie naruszenia, nawet jeśli nie wymagają one zgłoszenia do UODO.
3.  Informuj osoby, których dane mogły zostać naruszone, jeśli istnieje ryzyko negatywnych konsekwencji dla nich.