Nawet jeśli firma działa zgodnie z prawem, nieprawidłowości w dokumentacji czy niepełne przygotowanie mogą prowadzić do problemów, niepotrzebnego stresu i potencjalnych sankcji. Jak więc dobrze przygotować się do kontroli skarbowej, by przebiegła ona sprawnie i bez negatywnych konsekwencji? Oto praktyczna checklista, która pomoże uniknąć błędów i zabezpieczyć firmę przed ewentualnymi komplikacjami.

Przygotowanie dokumentacji

Podczas kontroli skarbowej przedsiębiorca zobowiązany jest do przedstawienia określonych dokumentów. Ich zakres zależy od rodzaju działalności oraz przedmiotu kontroli, ale najczęściej urząd skarbowy zażądać może wglądu do:

Dokumentów księgowych:
– ksiąg rachunkowych lub podatkowej księgi przychodów i rozchodów (KPiR),
– rejestrów VAT,
– faktur sprzedażowych i zakupowych,
– wyciągów bankowych związanych z działalnością,
– dokumentacji kadrowo-płacowej.

Deklaracji podatkowych:
– PIT, CIT, VAT,
– JPK_VAT oraz innych plików JPK,
– rozliczeń ZUS i składek na ubezpieczenia.

Umów i dokumentacji:
– umów z kontrahentami,
– umów o pracę i cywilnoprawnych,
– dokumentacji związanej z majątkiem firmy.

Przygotowanie firmy pod kątem formalnym

Przedsiębiorca powinien prowadzić działalność zgodnie z obowiązującymi przepisami. Kontrola skarbowa sprawdza m.in.:
– zgłoszenie działalności do urzędu skarbowego,
– bieżące odprowadzanie podatków i składek ZUS,
– czy działalność prowadzona jest zgodnie z zadeklarowanym kodem PKD,
– czy faktury i umowy są prawidłowo sporządzone.

Weryfikacja zgodności rozliczeń podatkowych

Jednym z głównych obszarów kontroli jest prawidłowość rozliczeń podatkowych. Aby uniknąć problemów należy sprawdzić poprawność deklaracji VAT, PIT, CIT; zweryfikować transakcje z podmiotami powiązanymi oraz upewnić się, że ulgi i odliczenia są prawidłowo udokumentowane.

Zgodność ewidencji VAT i JPK

Od kilku lat administracja skarbowa coraz częściej korzysta z Jednolitego Pliku Kontrolnego (JPK). Dlatego należy sprawdzić, czy pliki JPK są zgodne z deklaracjami VAT (różnice mogą wzbudzić podejrzenia urzędu), upewnić się, że faktury są wystawiane i księgowane poprawnie oraz zweryfikować rejestry VAT – szczególnie w kontekście mechanizmu podzielonej płatności i białej listy podatników VAT.

Przygotowanie na pytania

Podczas kontroli urzędnicy mogą zadawać szczegółowe pytania dotyczące działalności firmy. Warto więc przygotować się na wyjaśnienia w następujących kwestiach:
– jakie są źródła przychodów?
– jakie są główne koszty prowadzenia działalności?
– w jaki sposób dokumentowane są transakcje z kontrahentami?
– w jakiej formie przechowywana jest dokumentacja?

Dobrze przygotowana firma to spokojny przedsiębiorca.
Jeśli potrzebujesz wsparcia w zakresie kontroli skarbowej, audytów podatkowych czy rozliczeń – skontaktuj się z nami!